Как правильно писать письма: 6 составляющих убедительного письма. Письмо как правильно пишется


Как правильно писать письма: 6 составляющих убедительного письма

Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.

Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.

1Copyright Shutterstock

1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать

Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?

В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.

2. Начинайте письмо с вашего заключения

Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.

В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.

К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.

Неправильно:

«Джим,Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»

Правильно:

«Джим,Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»

3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев

Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.

Неправильно

«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»

Правильно

«Тренажерный зал в офисе позволит:— уменьшить прогулы— увеличить общую продуктивность»

4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами

Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?

Неправильно

«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»

Правильно

«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»

5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию

В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.

Неправильно

«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»

Правильно

«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»

6. Укажите выгоду в строке темы письма

Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.

В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.

В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.

Неправильно

«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»

Правильно

«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»

Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?

lifehacker.ru

Образцы делового письма. Как написать деловое письмо :: BusinessMan.ru

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

  • Наименование.
  • Адрес.
  • Контактные телефоны.
  • Сайт.
  • Электронную почту.
  • Логотип.
  • Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

  • Изучение вопроса.
  • Написание проекта письма.
  • Его согласование.
  • Подписание.
  • Регистрация.
  • Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма — заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

  • Позицию адресата.
  • Характер отношений.
  • Официальность.
  • Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

  • Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
  • Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
  • Предметом общения является деятельность компании.
  • Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
  • Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

  • Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
  • Адресной, предназначенной конкретному адресату.
  • Актуальной в момент написания письма.
  • Достоверной и беспристрастной.
  • Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
  • Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

  • Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
  • Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
  • Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
  • Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
  • Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
  • Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
  • Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
  • Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
  • Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
  • Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

  • Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

  • Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
  • Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

  • Информационными.
  • Инструктивными.
  • Поздравительными.
  • Рекламными.

Также бывают письма:

  • Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

  • Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
  • Запросы.
  • Извещения.
  • Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

  • Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
  • Одинаковые языковые средства.
  • Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
  • Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

businessman.ru

Как правильно писать письма?

Как правильно писать письма

Наверное, каждый человек хотя бы раз в жизни писал письма друзьям, близким, коллегам или партнерам по работе. И наверняка вы замечали, что далеко не каждый тон письма подходит к той или иной ситуации. Так, например, друзья повеселятся, если вы пришлете им сообщение в официально-деловом стиле. А партнеры, скорее всего не оценят игривого тона послания. Чтобы не попасть впросак, стоит узнать о том, как нужно правильно и грамотно писать письма.

Всего существует 3 группы писем. Каждая из них имеет свои нюансы стиля и оформления.

  1. Личные письма - адресованные близким людям, друзьям, возлюбленным, членам семьи.
  2. Полуофициальные письма. Их бытовых ситуациях для написания письма о запросе какой-либо информации, получении товара и т. д.
  3. Официальные письма или, иначе, деловые. Это формальные сообщения, которыми обмениваются между собой, как правило, организации. Данный вид подразумевает использование официального стиля для придания посланию беспристрастности и однозначности трактовки.

Как научиться правильно писать личные письма?

Это совсем простая задача. Письма близким и любимым людям пишутся в свободном стиле. Используйте обычный разговорный язык, вставляйте шутки, применяйте ласковые слова — в личном письме все можно. Как начать писать личное письмо? Обратитесь к человеку так, как будто он находится рядом.

У личных писем нет строгих рамок. Разве что — не забывайте подписываться в конце, чтобы адресат понял, от кого послания: «С любовью, Маша», «с уважением, Иван Иванович», «твой Киса» и т. д. Правда, отправляя письмо через электронную почту, можно подписи и не ставить или использовать универсальную подпись, которая автоматически будет ставиться в конце любого письма.

Как правильно писать официальные и полуофициальные письма?

Деловая переписка — тема очень широкая, подразумевающая целый перечень официальных и полуофициальных посланий. Опишем наиболее распространенные варианты.

Письма в различные организации составляются таким образом:

  • обязательно указывается адрес;
  • дата написания письма;
  • если вам точно известно имя адресата, то лучше начать так: «Уважаемый (Ф.И.О.)»;
  • если вы не знаете имя или имена адресатов, можно обратиться: «Уважаемые господа»;
  • справа в углу нужно оставить пробел для номера письма.

Информация, просьбы, жалобы и т. д. пишутся простым и понятным слогом, без перехода на личности. Как правильно писать информационное письмо? Лучше, если информация будет изложена коротко и по сути. После отправки письма в организацию, стоит оставить у себя его копию.

Если вы пишете в организацию с просьбой подтвердить ту или иную информацию, не забудьте оставить свой обратный адрес в правом верхнем углу. Также обязательно пишите дату и ссылайтесь в письме на источник полученной вами информации.

Как правильно написать благодарственное письмо? Xто писать в конце письмаПодобная переписка служит укреплению партнерских отношений между организациями и сотрудниками. Сообщения должны четко отражать главную мысль, быть лаконичными, понятными для восприятия. Не забудьте в тексте упомянуть, за что вы выносите благодарность адресату.

Что писать в конце письма?

В случае, если вы пишите деловое послание на бумаге, то ставьте дату, имя, инициалы, подпись. В электронных посланиях нередко применяется универсальная подпись, где указывается следующая информация: «С уважением, ФИО» И далее — контакты, по которым можно связаться с человеком.

kak-bog.ru

Деловое письмо: как правильно составить

Деловое письмо – это основополагающая часть деловой переписки. Письмо является кратким документом, несущим в себе информацию коммерческого характера и затрагивающим один или несколько вопросов.

С помощью делового письма можно не только вести переписку с партнерами, но и создать имидж компании. Написание делового письма является связующим звеном как между отделами компании, так и между учреждениями, юридическими и физическими лицами.

Существует множество поводов для написания делового письма:

  • выполнение заказа;
  • получение информации или мотивация к определенным действиям;
  • обнаружение неточностей и ошибок;
  • ответ на требование или просьбу;
  • напоминание о себе;
  • возможность принести извинения и т. д.

Виды деловых писем

Коммерческие письма

Деловые письма коммерческого характера предваряют заключение договора, то есть содержат в себе оговорки по согласованию контрактных условий.

Такие письма являются важными документами, а в ходе разбирательства экономического спора в арбитражном суде могут стать доказательственной базой, свидетельствующей о тех или иных договоренностях между сторонами.

Деловое письмо является официальным обращением, но оно не исключает дополнительного устного обращения по одному и тому же вопросу. Деловое письмо подразумевает письменный ответ от контрагента, что является важным для компании документом (например: официальное соглашение обо всех условиях сделки). Как вести переговоры, успешно манипулировать и противостоять чужим манипуляциям Вы узнаете, пройдя курс "Управление компанией в современных условиях" в Школе генерального директора.

По функциональному признаку можно выделить деловые письма:

  • обязательно требующие ответного письма: письмо, содержащее просьбу; письмо, содержащее приглашение; такие коммерческие письма, как: письмо-рекламация, письмо-предложение, письмо-запрос;
  • не требующие обязательного ответного письма: письмо-извещение; информационное письмо; гарантийное письмо; письмо-подтверждение; письмо-предупреждение; письмо-отказ; письмо-напоминание; письмо-декларация, то есть заявление; письмо-распоряжение; сопроводительное письмо.​

Обязательно к прочтению!

По признаку адресата можно выделить деловые письма циркулярные и обычные. Обычное деловое письмо направляется на один адрес, а циркулярное – на несколько. Письма можно отправлять как традиционно, то есть по почте, так и посредством факсимильной, телеграфной, телетайпной связи, а также электронной почтой. Нетрадиционные способы отправки деловой переписки служат инструментом быстрого решения возникших вопросов.

По структурным признакам можно выделить деловые письма на нерегламентированные и регламентированные.

Нерегламентированное деловое письмо содержит в себе авторский стиль и состоит из предыстории и текста, написанного согласно правилам коммерческого этикета.

Срочно к прочтению!

Вы уже знаете, какой тип стратегии подходит вашему бизнесу? Мы подготовили 4 шаблона, которые помогут в разработке стратегии. Подробнее здесь >>

Регламентированное деловое письмо пишется по шаблону, при этом соблюдается не только рекомендованный текст письма, но и его оформление, реквизиты, формат листа и другие принятые компанией правила.

Такие письма призваны решать регулярно возникающие вопросы экономико-правовых отношений компании. Тексты регламентированных писем разработаны и представляют собой совокупность определенных синтаксических конструкций.

Пример делового письма

Образец делового письма с просьбой о поставке

Образец делового письма с предложением о сотрудничестве

Деловое письмо-предложение рассмотреть специалиста на вакантную должность

Образец делового письма с приглашением на выставку продукции

Деловое письмо-благодарность партнеру по бизнесу

Образец делового письма на английском языке

ТОП-6 самых важных статей для руководителя:

Как писать? Общие правила делового письма

Для того чтобы грамотно вести деловую переписку, используйте официальный стиль делового письма. Официально-деловое письмо отличается краткостью и понятностью подачи основного вопроса, унификацией используемых выражений и соответствием нормам этикета.

Лучше составить деловое письмо по одному конкретному вопросу или по нескольким, но взаимосвязанным. Когда у компании есть необходимость обратиться к одному и тому же корреспонденту по разным, не взаимосвязанным друг с другом вопросам, составьте разные письма и направьте их на один адрес.

По правилам ведения бизнес-переписки принято направлять ответ на деловое письмо, исключения составляют информационные письма. Примите за правило отвечать на письма контрагентов быстро и четко. Долгое затягивание с ответом сказывается на имидже компании и может быть расценено как отказ от дальнейшего сотрудничества. О том, как отказать партнеру в письме, не обидев его, читайте в этой статье

Текст делового письма нужно писать несложными фразами, не используя витиеватые речевые обороты, предложения должны быть безэмоциональными, без лишней любезности и грубости, без лишних подробностей. В тексте письма не должно быть ни орфографических, ни пунктуационных ошибок.

Необходимо понимать, цель делового письма – это возможность приобрести новых партнеров по бизнесу, увеличить продажи, выразить претензии, ускорить сроки оплаты за поставленный товар или выполненные услуги, поздравить, пригласить на мероприятие или презентацию и т. д.

5 причин начать обучение в Школе генерального директора прямо сейчас!

  1. Практические знания по самым важным компетенциям: лидерство, менеджмент, маркетинг, продажи, финансы, налоги, бизнес-процессы.
  2. Лучшие авторы.Успешные управленцы делятся опытом построения и ведения бизнеса в российских и зарубежных компаниях.
  3. Официальное оформление. Вы получите удостоверение государственного образца о повышении квалификации.
  4. Дистанционное обучение. Для Вас возможен персональный график занятий без отрыва от работы.
  5. Выгодные условия. Подробнее о персональном предложении.

Согласно этикету деловой переписки, допускаются такие варианты обращения:

  • «Уважаемые господа!» – используют, если обращаются к коллективу;
  • «Уважаемая Екатерина Сергеевна!» – используют при налаженных деловых отношениях, такое обращение уменьшает дистанцию между сторонами;
  • «Уважаемый господин Петров!» – используют при официальном обращении к партнеру, когда между сторонами переписки существует дистанция.

Структура текста делового письма состоит из трех частей:

  • в начале письма прописывают причину, цель и основание написания делового письма;
  • далее следует предложить пути решения проблемы, изложить просьбу, сделать определенные выводы или дать конкретные рекомендации;
  • в конце кратко резюмируйте текст письма и подведите итоги следующими словами: «мы уверены», «мы надеемся» и т. п.

Стандартная структура делового письма

Деловое письмо должно содержать в себе четкую структуру. Это поможет сэкономить время на составление делового письма, правильное донесение и понимание его содержания, а также позволит получить внятный и точный ответ.

Рассмотрим структуру стандартного делового письма

1. Реквизиты отправителя (адресанта) содержат в себе сведения об адресанте. Деловое письмо пишется на бланке компании, соответственно данная информация обычно содержится в левом верхнем углу письма.

2. Реквизиты получателя (адресата) содержат в себе информацию о наименовании организации, адрес, Ф. И. О. и должность того, кому конкретно предназначено письмо.

3. Дата составления и отправления делового письма. Обычно на фирменном бланке компании существует специально отведенная строка для проставления даты написания письма. Дата помогает отличать письма среди многочисленной переписки компании.

4. Заголовок содержит в себе наименование темы делового письма. Заголовок должен быть лаконичным и понятным, так как данная составляющая делового письма указывает на степень важности его для адресата и адресанта.

5. Обращение. Обычно обращение в деловом письме содержит в себе наименование должности, Ф. И. О. Обращение пишут с большой буквы и располагают посередине строки. «Уважаемый» считается традиционным обращением.

6. Преамбула, или вводная часть. В данной части письма объясните причины и цели обращения к адресату. Напомните получателю информацию, непосредственно касающуюся темы письма, это могут быть даты, события, факты, документы. Преамбула письма готовит адресата к информации, изложенной в основной его части. Вводная часть письма может состоять как из одного предложения, так и из нескольких.

7. Основная часть делового письма по объему может быть разной, в ней излагается суть обращения, ваши аргументы, факты.

8. Заключение лучше прописать вежливыми фразами.

9. Подпись. Закончите деловое письмо подписью, состоящей из наименования должности и Ф. И. О. отправителя. Перед подписью вы можете поставить следующие варианты вежливых фраз: «С уважением», «Благодарим за сотрудничество», «Надеемся на плодотворное сотрудничество», «Искренне Ваш» и т. п.

10. Постскриптум. Данная часть письма не является обязательной. В ней вы можете дописать что-либо о произошедшем важном событии или приписать сведения, косвенно касающиеся темы письма.

11. Приложения могут не прилагаться к тексту делового письма. Приложения лучше оформить на отдельных листах. Особых правил написания приложений не существует.

Что писать? Текст и язык делового письма

Нет единообразного подхода к языку делового письма, так как каждое письмо пишется индивидуально, согласно сложившейся ситуации, и подстроено под конкретного получателя. Но мы рассмотрим общие критерии языка и стиля делового письма, обеспечивающие как стилистическую, так и лексическую грамотность.

Язык делового письма обладает частотой повторяемости и единообразием речевых средств.

В принципе, деловое письмо состоит из определенного набора стандартных фраз и оборотов. Бывает, что деловое письмо написано эмоционально, тем самым оно показывает личность автора. Старайтесь избегать излишней эмоциональности в деловой переписке, письмо должно быть написано четко и нейтрально. Не нужно эмоционально окрашивать факты, которые можно изложить сухо и конкретно. В тексте делового письма должны отсутствовать диалектные и просторечные выражения, модальные слова, междометия. Задача автора письма, прежде всего, заключается в том, чтобы объективно изложить факты, не выливать на адресата свои эмоции и субъективное отношение к нему. В тексте письма вы должны отразить логически выстроенную последовательность изложения. Узнайте о пяти фразах, которые убивают любое деловое письмо

Следовательно, язык деловой переписки должен обладать следующими чертами:

  • нейтральная и надличностная форма изложения письма;
  • единообразие, стандартизация терминов и речевых средств;
  • повторяемость определенных языковых форм в конкретных частях делового письма.
  • уменьшение диапазона речевых средств.

При составлении делового письма крайне важно его информационное насыщение, то есть содержание необходимого количества сведений.

Предметом официально-делового письма считается сообщение адресату информации о сложившейся ситуации, а также оценка и анализ такой ситуации. Деловое письмо может обобщить несколько ситуативно-оценочных моделей, для этого разложите их содержание по разным абзацам текста письма. Разбив текст письма на абзацы, вы сможете облегчить его восприятие и показать плавные переходы от одной мысли к другой, то есть адресат получает информацию порционно.

Типичный абзац состоит из трех частей:

  • абзацный зачин;
  • абзацная фраза;
  • комментирующая часть.

Тема абзаца раскрывается в абзацном зачине, в этой части абзаца говорится о том, о чем пойдет речь дальше. Основная информация абзаца содержится в абзацной фразе. Подытожить результаты написанного можно в комментирующей части абзаца. Комментирующую часть абзаца лучше начинать словами: «в этой связи», «таким образом», «поэтому» и т. п. Не всегда можно провести явные границы между частями.

Связь между предложениями абзаца можно осуществить за счет повтора.

Повтор — это вид логико-грамматической связи как между предложениями, так и между абзацами. Определенные элементы предыдущего предложения повторяются в последующем предложении в измененном или неизменном виде. Помимо этого, между предложениями используют такие связующие слова или словосочетания, как: «в результате этого», «согласно Вашей просьбе», «в порядке оказания помощи» и т. п.

Важно отразить в деловом письме не индивидуальные, а групповые интересы компании. Текст делового письма должен исходить не от авторского «я», а от коллективного «мы». При этом следует избегать в переписке местоимения «мы», так как окончания глаголов показывают, от чьего лица ведется повествование. Осторожно используйте в деловом письме местоимение «он», так как это местоимение обезличивает того, о ком идет речь, и делает язык письма фамильярным.

Поддерживайте объективный стиль делового письма, тон деловой переписки должен во всех случаях оставаться нейтральным.

Недопустимо использовать в деловой переписке дерзость, неучтивость, бестактность по отношению к адресату. Излишняя обходительность и вежливость также неуместна в деловой переписке между контрагентами. При написании делового письма следует отдать приоритет четкости и строгости, нежели избыточной вежливости и учтивости.

Часто при написании делового письма нарушаются демократические традиции деловой переписки.

Обычно это происходит тогда, когда адресату навязывают определенное действие, которое он должен совершить, например: «В Ваш адрес отправляем окончательный вариант проекта контракта. Просим его рассмотреть и утвердить».

В данном примере отправитель делового письма нарушает этикет тем, что не дает выбора адресату, ведь направленный проект контракта может быть не утвержден им по тем или иным причинам.

Для получателя важно, кто подписал адресованное ему письмо.

Не менее важно найти верный и серьезный подход для написания деловых писем. Несоблюдение элементарных требований к деловой переписке может привести к тому, что письма могут стать юридически незначимыми, а это приведет к трудностям в работе с документооборотом компании.

Объем официально-делового письма, как правило, не должен превышать одной страницы текста.

Шаблоны и фразы для деловой переписки

Извещения:

  1. Сообщаем, что, к сожалению, не можем…
  2. Сообщаем, что задержка по отгрузке товара произошла ввиду…
  3. Извещаем, что мы…
  4. Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
  5. Доводим до Вашего сведения, что…
  6. Ставим Вас в известность, что руководство предприятия приняло решение…

Модели выражений, объясняющих мотивы (самые популярные обороты речи, используемые в начале делового письма):

  1. В соответствии с письмом заказчика…
  2. В соответствии с протоколом…
  3. В ответ на Вашу просьбу…
  4. В подтверждение нашей договоренности…
  5. В целях усиления охраны имущества…
  6. В связи с тяжелым положением…
  7. В подтверждение нашего телефонного разговора…
  8. В связи с проведением совместных работ…
  9. В порядке оказания технической помощи…

Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:

  1. От третьего лица единственного числа, к примеру: Предприятие «Свет» не возражает… Компания «Аккорд» гарантирует… Совместная российско-американская компания «Лига К» предлагает…
  2. От третьего лица множественного числа, к примеру: «Администрация и профком предприятия «Свет» убедительно просят…»
  3. От первого лица множественного числа: Сообщаем… Подтверждаем… Просим…

Если автор — лицо физическое, то действия передаются:

  1. От первого лица единственного числа, к примеру: Ставлю Вас в известность… Прошу Вас… Довожу до Вашего сведения…
  2. От первого лица множественного числа, к примеру: Поддерживаем… Поздравляем… Одобряем… Мы получили телеграмму от Вас…

Просьбы:

  1. Прошу сообщить информацию о производителе товара…
  2. Прошу Вас принять меры…
  3. Просим Вас проверять ход выполнения работ на производстве…

Отправка документов или материальных ценностей:

  1. Высылаем подписанное с нашей стороны соглашение…
  2. Направляем интересующие Вас документы заказным письмом…
  3. Направляем схемы для сборки оборудования…

Подтверждения:

  1. Предприятие «Свет» подтверждает условия поставки электрооборудования…
  2. Подтверждаем направление спецификаций на товар…
  3. С благодарностью подтверждаем получение Вашей заявки и начинаем ее выполнять…

Предложения:

  1. Мы можем рекомендовать Вам…
  2. Предлагаем Вам приобрести…
  3. Мы можем предложить Вам…

Приглашения:

  1. Приглашаем Вас нанести визит…
  2. Просим Вас принять активное участие в дискуссии на тему…
  3. Приглашаем Вас принять участие в рассмотрении проекта…

Отказ и отклонение предложения (проекта):

  1. Ваше предложение (проект) было отклонено нами по следующим причинам…
  2. Направленный Вами проект договора подряда нами не может быть согласован по следующим причинам…

Напоминания:

  1. Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по договору оказания услуг составляет…
  2. Напоминаем, что согласно графику платежей Вы должны…
  3. Напоминаем Вам, что срок выполнения работ по договору истекает…
  4. Напоминаем, что в соответствии с должностной инструкцией Вы должны…

Гарантии:

  1. Качество выполненных работ гарантируем.
  2. Сроки оказания услуг гарантируем.
  3. Оплату гарантируем.

Интерпретация собственной позиции:

  1. Наше предприятие не может поставить Вам оборудование в срок… ввиду следующей сложившейся ситуации…
  2. Возражений против проведения дополнительных работ не имеем.
  3. Наши обращения по вышеизложенной проблеме не привели к положительному результату.

Интерпретация действий другой стороны:

  1. Обещания, которые Вы нам дали, не выполняются.
  2. Совершенно непонятно, почему Ваша компания уклоняется от…
  3. Задержка конечного срока выполнения работ может привести…

Заключительные слова:

  1. Убедительно просим Вас не задерживаться с ответом на деловое письмо генерального подрядчика.
  2. Надеемся, что наши просьбы будут услышаны и выполнены.
  3. С пожеланием успехов в вашей производственной деятельности.
  4. Просим извинить нас за неточности в исходной документации.
  5. Просим извинить нас за задержку с ответом на деловое письмо генерального подрядчика.
  6. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Как составить правильное деловое письмо: начало делового письма и окончание

Перед сотрудниками компании часто встают вопросы: «Как писать деловые письма?», «Каковы правила написания делового письма?». Итак, сначала пишется заголовок письма. Заголовок должен быть лаконичным, понятным, броским, так как данные характеристики помогут выделить ваше обращение к адресату из остальной корреспонденции. Не будет лишней краткая аннотация к письму, она необходима в том случае, если адресат не сможет сразу прочитать весь текст сообщения.

Рекомендуем использовать в начале текста делового письма комплименты. Назовите компанию адресата надежным партнером, известным предприятием города и т. п. Не будет лишним прописать в деловом письме предложение о дальнейшем плодотворном сотрудничестве.

Постарайтесь к концу делового письма не перейти на призывную интонацию и не употреблять директивные фразы:

  • «обязательно позвоните нам»;
  • «в случае если вас заинтересовало наше предложение, вам необходимо связаться с нами по телефону» и т. п.

Такими фразами вы показываете потенциальным партнерам, что ваше деловое письмо о сотрудничестве может их не заинтересовать. Перефразируем это предложение на менее категоричный тон: «Для рассмотрения предложения нашей компании вы можете связаться с нами по следующим телефонам...»

Заканчивая текст письма, вставьте полный перечень документов (при необходимости). Документы пронумеруйте в хронологическом порядке.

Закончить деловое письмо можно словами:

  • С уважением, (Ф. И. О.);
  • Спасибо, что уделили внимание;
  • С почтением, (Ф. И. О.);
  • Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

4 ошибки, которые не должен содержать текст делового письма

  1. Не следует начинать деловое письмо с отказа. Изложите причины отрицательного решения с вашей стороны, дайте понять контрагенту, что при других обстоятельствах есть возможность вернуться к рассмотрению их предложения.
  2. Не навязывайте адресату результат принимаемого им решения, например, станут ошибочными фразы: «Просим внимательно изучить и положительно разрешить вопрос о…», «Просим утвердить на должность...».
  3. Не нужно обвинять адресата в отсутствии внимательности или компетентности, избегайте фраз «Предлагаем Вам внимательно изучить…» и т. п.
  4. Не заставляйте адресата спешить с принятием решения, лучше избегать слов: «срочно», «в короткие сроки», «незамедлительно». Пользуйтесь такими этичными фразами, как: «Убедительно просим Вас сообщить нам о принятом решении», «Просим Вас прислать ответ на наше предложение до…» и т. п.

Оформление делового письма: форма и внешние атрибуты

Официально-деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации.

Деловое письмо следует печатать с использованием полей: правое поле – не менее 1,5 см; левое поле, с учетом последующей подшивки к документации, – не менее 3 см. Для написания деловых писем, как правило, используют шрифт Times New Roman, 12-го размера и одинарный интервал.

Исходящий номер и дата написания письма отмечаются в верхнем левом углу и дублируются в журнале учета исходящей документации. Если ваше обращение является письмом-ответом, то под исходящим номером и датой проставляется номер и дата письма, на которое вы отвечаете. В верхнем левом углу пишут название компании-адресата, должность и Ф. И. О. руководителя или специалиста, которому предназначается письмо. В нижнем левом углу письма прописывают наименование должности руководителя, Ф. И. О., и ставится его подпись, а ниже – должность, фамилия исполнителя и номер его контактного телефона.

Содержание письма состоит из трех блоков:

  • формула делового письма – суть обращения;
  • обоснование обращения;
  • вспомогательная информация.

Если вы пишете ответное письмо, то необходимо учтиво сослаться на последнее полученное от адресата обращение. Если ваше письмо является началом деловой переписки с иностранным контрагентом, то следует представить свою организацию: наименование, сфера деятельности, цели и задачи, которые преследует компания на международных рынках. Не расписывайте во всех подробностях деятельность своей компании, к письму достаточно приложить буклет, отражающий все аспекты работы предприятия. В тексте письма обязательно пропишите ссылку на буклет.

Новый курс в «Школе Генерального Директора»

Как написать электронное деловое письмо: особенности и правила

Не забывайте важность заполнения поля «Тема» электронного сообщения. Как правило, на электронную почту любой компании поступает огромное количество сообщений, по теме письма адресат быстро вычислит нужную ему корреспонденцию, остальное удалит или отправит в спам.

Лаконично формулируйте тему делового письма, вы должны в нескольких словах отразить суть сообщения. Точное и броское название темы сразу привлечет внимание адресата. В противном случае ваше сообщение может попасть в спам.

Если вы пишете в ответ на присланное сообщение, то в поле «Тема» заведено писать «Re: первоначальная тема». Если вы отвечаете на письмо, но тема переписки меняется, то переписку лучше начинать с нового письма.

Если вы отвечаете на электронное сообщение, оставьте текст предыдущего письма целиком либо, в случае объемного сообщения, процитируйте только важные части письма. Такой цитируемый текст предыдущего письма ставится в начале нового сообщения.

При ответе на письмо отправителя не следует начинать переписку с нуля, не сохраняя предыдущую историю общения. В случае такого ответа адресат будет вынужден искать исходники вашей с ним переписки.

Если письмо содержит важные сведения или срочную информацию, то установите степень важности как «высокая». Деловое письмо с отметкой важности будет выделяться среди прочих входящих сообщений адресата. Пользуйтесь этой функцией, если письмо действительно является важным, не злоупотребляйте ею.

Не пишите текст или его часть заглавными буквами, это воспринимается как агрессия и нападение.

Откажитесь от использования в тексте электронного делового письма сленговых выражений и сокращений, исключение из них составят лишь общеизвестный сленг и аббревиатуры.

Допустимо использовать в электронной переписке смайлы, но в особо строгих официально-деловых письмах лучше от них воздержаться.

Не делайте грамматических ошибок. Наличие в тексте ошибок, описок портит репутацию отправителя письма.

В конце письма используйте краткую информацию об отправителе (должность, Ф. И. О., название организации, контактные данные).

Если вы к письму прикрепляете дополнительные документы, то сделайте об этом отметку в тексте письма. По сложившимся нормам этикета, не предупреждая адресата об объеме приложений, вы можете прикреплять 2–3 мегабайта информации. Если прикрепленные документы весят более 3 мегабайтов, советуем уточнить у адресата возможность прохождения такого объема через его почтовый сервер, так как многие специалисты пользуются почтовыми сервисами с телефона.

Стоит ли делать запрос о подтверждении получения письма? Многих пользователей сервис подтверждения раздражает, и они расценивают его как подозрение в своей безответственности. Но на практике почтовая служба может работать с перебоями, а отправителю необходимо достоверно знать, получил ли адресат его послание. Поэтому наш ответ: можно, но редко и в крайних случаях.

В принципе, структура электронного делового письма мало чем отличается от делового письма на бумажном носителе, но некоторые особенности существуют.

Как правило, в электронных сообщениях взамен традиционного обращения используют приветствие получателя. Приветствие и персональное обращение к адресату порождают. Обезличивание письма рассматривается как бестактность, а отсутствие приветственных слов говорит о невоспитанности и равнодушии отправителя. Приветственные слова лучше написать в отдельной строке, отделив ее от основного текста делового письма. Если стороны переписки обмениваются сообщениями неоднократно в течение дня, то допускается не ставить приветствие.

Если отправитель письма не знаком с адресатом и пишет ему впервые, то начать письмо нужно с объяснения причин обращения.

Основной текст должен быть максимально лаконичным, но при этом информативным.

Наилучший размер текста электронного делового письма – 1 страница, то есть адресат сможет ее прочитать без прокручивания страницы почтовой программы. Разделите текст письма на абзацы, адресатом легче воспринимается пришедшая информация, поделенная на смысловые части. Старайтесь делать абзацы короткими и отделять их друг от друга пробелами.

Заключительную часть письма и подпись отделите от основного текста делового письма пустой строкой.

Закончите электронное деловое письмо одной из рекомендуемых фраз: «Всего наилучшего…», «С уважением…», «Искренне Ваш…» и т. п.

В реквизите подписи не следует использовать сокращения. Адресат, следуя тексту делового письма, должен знать, как обратиться к автору в ответной переписке. Помимо Ф. И. О. автора, нужно указать его должность и наименование компании. Прописав эти сведения, вы даете адресату возможность оценить вашу компетентность в решении того или иного вопроса. Ниже необходимо прописать дополнительные сведения и контактные данные, такие как: дополнительный рабочий электронный адрес, личный электронный адрес, номера телефонов, адреса, ссылки на страницы в социальных сетях и т. п. Например:

С уважением, Николай Петров, старший менеджер проекта «Русское зерно»

http://rus-zerno.ru E-mail: [email protected] Раб. тел. +7 (921) 976-43-56Москва

Время ответа на письмо – важнейший показатель отношения к потребностям ваших клиентов и партнеров. В различных компаниях есть разные мнения по поводу скорости ответа на электронные письма. Наиболее приемлемым временем на ответ после получения электронного делового письма считается 2–3 часа. В том случае, если ответ на письмо требует дополнительных временных затрат, направьте в адрес отправителя ответное письмо, в котором подтвердите получение сообщения и укажите сроки направления ответа на поставленные вопросы. 

www.gd.ru

Как правильно написать письмо | Делопроизводство

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов» на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

  • личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
  • полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
  • деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.

Как правильно написать личное письмо

Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки. В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде. В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:

Федеральная службапо труду и занятости

или

Руководителю Федеральной службытакой или этакойИ.О. Фамилия

по-другому

Администрация ВолгоградаДепартамент такой-то – его название

еще

Главному редакторуИздательского дома «Пшик»Е.Ф. Кагайловскому

и еще

ООО «Переполох»Главному бухгалтеруА.И. Квочинской

любому физическому лицу

Тугрикову С.М.ул. Лусная, д. 207, кв. 1375,г. Воронеж, 400001

Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.

Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких). Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2014». Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.

Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».

Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений. Ее располагают ниже основного текста, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

или

Приложение: копии квитанций об оплате … на 2 л. в 1 экз.

Следует помнить, вы всегда должны указывать в своем обращении:

  • фамилию, имя, отчество,
  • ваш адрес для направления ответ,
  • число и личную подпись.

В противном случае, ваше письмо могут посчитать анонимным. Такие письма не подлежат рассмотрению, а значит вы не получите ответ на свое обращение. Органы власти обязаны дать ответ в срок не более месяца со дня регистрации вашего письма.

Письмо должно быть вами написано в двух экземплярах. Вы можете в нужную вам организацию обратиться лично. В этом случае в службе делопроизводства (секретарь, канцелярия или общий отдел) обязательно просите на своем экземпляре письма поставить отметку о получении с датой. Лучше чтобы сразу поставили регистрационный номер, но в больших организациях могут регистрировать письма не сразу из-за большого их количества. Поэтому достаточно в момент подачи заявления, чтобы на вашем экземпляре письма поставили штамп с названием организации и дату. Это очень важно, если необходимо выдержать срок или позже подтвердить сам факт обращения.

Но вовсе не обязательно куда-то ехать лично. Может вам будет проще зайти в ближайшее отделение связи. В этом случае отправляйте заказным письмом с уведомлением. Эффект будет тот же. Через некоторое время можно позвонить в организацию и узнать судьбу своего письма. А можно и не звонить никуда, просто ждать ответа.

Если, в конце концов, вы получили отписку вместо вразумительного ответа, обращайтесь повторно. В органах власти, например, факт повторного обращения по тому же вопросу отслеживается. Или напишите письмо в форме жалобы, можно попробовать направить ее в вышестоящую организацию. К таким обращениям также относятся с большим вниманием.

Что касается правил деловой переписки – это одна из наиболее важных тем делопроизводства и она заслуживает, чтобы ей была посвящена отдельная статья.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 4 комментария

delo-ved.ru

Как правильно пишется письмо для запроса документов бухгалтерии образец

Примеры – «В соответствии с заключенным договором…», «В целях реализации ранее достигнутых договоренностей…», «На основании телефонного разговора…», «Для урегулирования спорных вопросов…» и т.д. Вы также можете ссылаться на необходимые законодательные и иные нормативно-правовые акты. Тогда ссылка должна оформляться по образцу: «В соответствии с п. Х ст. ХХ Федерального закона от 00.00.2012 № 208-ФЗ «… полное название документа». Указание на конкретный пункт или статью можно пропустить, но дальше всегда соблюдается последовательность – вид документа (постановление, приказ и т.д.) + автор этого документа + дата + его номер + его название. Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений. И наоборот, если есть необходимость, то можно подробно описать ситуацию, не ограничиваясь одной фразой.

Письмо-запрос

Важно Новости ОбзорыТесты Авторские колонки Спецпроекты Видео Распечатать 3 августа 2017 / Источник: Петербургский правовой портал
  • Автор: Петрова Наталья Юрьевна

Сопроводительное письмо является формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними.

Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье.

Как писать сопроводительное письмо к документам Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003.

Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Образец документа: письмо-запрос

Инфо

Михайленко Образец 2: Письмо-запрос о предоставлении материалов научной конференции Уважаемая Наталья Сергеевна! На основании договора №235 от 3 февраля 2014 года просим Вас передать в Научно-исследовательский центра материалы по V научной конференции студентов и школьников, которая прошла в городе Самаре 25 января 2014 года. Направить сведения просим начальнику отдела по работе со школьниками и студентами Альбине Викторовне Макаровой.

Руководитель НИИ В.В. Шаповалов Образец 3: Письмо-запрос о предоставлении прайса на товары Уважаемый Сергей Алексеевич! Наша компания ООО «Дизайн +» заинтересовалась товарами Вашего производства. С целью использования продукции в ходе своей деятельности просим Вас направить прайс-лист с указанием цен и характеристик материалов. В документе просим указать оптовые и розничные цены.

Ваш аккаунт создан!

Материалы по теме происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены: Пример недопустимой формулировки Следует писать «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!» «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н» «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества» «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» Кто подписывает письмо Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения.

Письмо-запрос о предоставлении документов образец бланк

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить. Раздел письма Краткое описание Пример Вступление Краткое содержание О направлении ответа на претензию Заголовок Тема, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов Обращение Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества Уважаемый Иван Иванович! Цель послания Краткая формулировка В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Как правильно составить деловой запрос в организацию о предоставлении информации

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк письма-запроса .docСкачать образец письма-запроса .doc Письмо-запрос несколько похож на письмо-просьбу, но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы. Кто составляет письмо-запрос Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос.

Внимание

Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя. Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

Образец письма-запроса

Скачать пример письма-запроса акта сверки .doc ООО «Млечный путь»116890, г. Москва, ул. Забелина, 18, офис 2ИНН 098543905Тел. (495) 733-78-18, факс (495) 733-78-19Начальнику Департамента Росприроднадзорапо Восточному федеральному округуСтанкевичу Артему Викторовичу 13.05.2017 г., исх. № 156/59 Запрос на предоставление акта сверки Прошу предоставить акт сверки расчетов платы за негативное воздействие на окружающую среду. К запросу прилагаются следующие документы (см. перечень). Генеральный директор ООО «Млечный путь» /Константинов/ О.К.Константинов Письмо-запрос подтверждения информации В таком запросе обязательно должны быть подробные сведения о заявителе с обоснованием его права на подтверждение необходимой информации. Запрос следует формулировать корректно и недвусмысленно. Обязательно указывать адрес для предоставления ответа (почтовый и/или электронный).

Письмо о предоставлении информации

Обороты: Просим Вас сообщить о…Просим погасить долг…Прошу предоставить информацию о…Будем Вам признательны, если… Заключение: при обращении впервые лучше указать на источники, из которых вы черпали информацию (как о компании, так и о товаре). Постскриптум: предоставить коротко сведения о вашей компании, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество.

Если ответ нужен к определенному сроку, укажите это: Просим ответить как можно скорее…Настоятельно просим ответить в течение двух дней… Письмо-запрос обычно печатается на фирменном бланке, ту же форму используют при отправлении электронного письма. Реакцией на письмо-запрос является обязательное письмо-ответ, составленное по существу вопроса/ов, написанное в установленные сроки.

Иногда письма, содержащие ответ, могут регулироваться нормативно-правовыми документами.

Справочник адвоката

Различная документация, которой на данный момент не имеется у лица, которому такая документация необходима, вполне может быть у иных граждан или организаций, например, у партнёров или каких-либо государственных служб. Для получения необходимой информации уместно направить письмо-запрос о предоставлении документов. О правилах написания подобного письма мы поговорим в этой статье. Обоснование причин для предоставления документов Для того, чтобы гарантированно получить требуемые документы нужно учитывать, что имеющаяся у кого-либо документация может содержать коммерческую или иную тайну, которая охраняется законом, да и просто разглашение сведений сторонним лицам крайне не желательно.В самом запросе формулируются конкретные волнующие автора письма вопросы – «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…» и т.д. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.

Письмо-запрос – образец оформления в формате doc. Еще пример письма-запроса Просим Вас проинформировать о возможности поставки стеллажей комбинированных (код по каталогу СКП-325-0942) в количестве 50 штук в срок до 10 ноября 2014 г., а также сообщить об условиях платежа и доставки. На этом считаю тему составления запроса достаточно раскрытой.

Приведенные образцы письма-запроса вам в помощь. Не забудьте посмотреть статью о написании письма-просьбы (ссылка в начале статьи), там тоже примеры обращений.

buh-nds.ru

Как правильно писать письмо

Наверное, каждый человек хотя бы раз в жизни писал письма друзьям, близким, коллегам или партнерам по работе. И наверняка вы замечали, что далеко не каждый тон письма подходит к той или иной ситуации. Так, например, друзья повеселятся, если вы пришлете им сообщение в официально-деловом стиле. А партнеры, скорее всего не оценят игривого тона послания. Чтобы не попасть впросак, стоит узнать о том, как нужно правильно и грамотно писать письма.

Всего существует 3 группы писем. Каждая из них имеет свои нюансы стиля и оформления.

1. Личные письма – адресованные близким людям, друзьям, возлюбленным, членам семьи.

2. Полуофициальные письма. Их бытовых ситуациях для написания письма о запросе какой-либо информации, получении товара и т. д.

3. Официальные письма или, иначе, деловые. Это формальные сообщения, которыми обмениваются между собой, как правило, организации. Данный вид подразумевает использование официального стиля для придания посланию беспристрастности и однозначности трактовки.

Как научиться правильно писать личные письма?

Это совсем простая задача. Письма близким и любимым людям пишутся в свободном стиле. Используйте обычный разговорный язык, вставляйте шутки, применяйте ласковые слова – в личном письме все можно. Как начать писать личное письмо? Обратитесь к человеку так, как будто он находится рядом.

У личных писем нет строгих рамок. Разве что – не забывайте подписываться в конце, чтобы адресат понял, от кого послания: “С любовью, Маша”, “с уважением, Иван Иванович”, “твой Киса” и т. д. Правда, отправляя письмо через электронную почту, можно подписи и не ставить или использовать универсальную подпись,...

которая автоматически будет ставиться в конце любого письма.

Как правильно писать официальные и полуофициальные письма?

Деловая переписка – тема очень широкая, подразумевающая целый перечень официальных и полуофициальных посланий. Опишем наиболее распространенные варианты.

Письма в различные организации составляются таким образом:

обязательно указывается адрес; дата написания письма; если вам точно известно имя адресата, то лучше начать так: “Уважаемый (Ф. И.О.) “; если вы не знаете имя или имена адресатов, можно обратиться: “Уважаемые господа “; справа в углу нужно оставить пробел для номера письма.

Информация, просьбы, жалобы и т. д. пишутся простым и понятным слогом, без перехода на личности. Как правильно писать информационное письмо? Лучше, если информация будет изложена коротко и по сути. После отправки письма в организацию, стоит оставить у себя его копию.

Если вы пишете в организацию с просьбой подтвердить ту или иную информацию, не забудьте оставить свой обратный адрес в правом верхнем углу. Также обязательно пишите дату и ссылайтесь в письме на источник полученной вами информации.

Как правильно написать благодарственное письмо? Подобная переписка служит укреплению партнерских отношений между организациями и сотрудниками. Сообщения должны четко отражать главную мысль, быть лаконичными, понятными для восприятия. Не забудьте в тексте упомянуть, за что вы выносите благодарность адресату.

Что писать в конце письма?

В случае, если вы пишите деловое послание на бумаге, то ставьте дату, имя, инициалы, подпись. В электронных посланиях нередко применяется универсальная подпись, где указывается следующая информация: “С уважением, ФИО” И далее – контакты, по которым можно связаться с человеком.

schoolessay.ru